1. Wat doen wij met uw Persoonsgegevens?

    1. ENERGIS NV, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Jean Monnetlaan 1, 1348 Louvain-la-Neuve, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0676.634.881 (hierna“Energis NV”,“wij”,“onze”, “ons“) verwerkt persoonsgegevens betreffende haar huidige en vroegere vertegenwoordigers van klanten, haar prospects, haar vertegenwoordigers van leveranciers, de bezoekers van haar websites, sollicitanten en andere betrokkenen (hierna“betrokkene”, “u“, “uw”).
    2. Dit Privacybeleid (hierna het“Privacybeleid”) is van toepassing op elke verwerking van uw persoonsgegevens door Energis SA.
  2. Verbintenis

    1. Wij stellen alles in het werk om onze gegevensverwerkingsactiviteiten in overeenstemming te brengen met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (General Data Protection Regulation) (“GDPR”) en de Belgische Wet op de gegevensbescherming van 8 december 1992, elk voor zover van toepassing, en zoals van tijd tot tijd gewijzigd, herwerkt of vervangen (hierna de“Toepasselijke wet op gegevensbescherming”).
  3. Categorieën Persoonsgegevens

    1. Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, in het bijzonder voor de hieronder beschreven doeleinden:
      • Uw persoonlijke identificatiegegevens (achternaam, voornaam, enz.), e-mailadres, inloggegevens en wachtwoord voor het aanmaken van uw account en om toegang te krijgen tot Energis.Cloud en andere diensten;
      • Uw professionele identificatiegegevens (functie, bedrijfsadres, enz.) voor het beheer van onze klanten- en leveranciersrelaties;
      • Gegevens met betrekking tot uw beroepsleven (beroepsbekwaamheid, ervaring, informatie op uw cv, enz.), enkel voor aanwervingsdoeleinden indien u solliciteert naar een job bij Energis SA;
      • Uw elektronische identificatiegegevens (IP-adres, data en uur van toegang tot de website, geraadpleegde pagina’s, enz.) worden enkel in geaggregeerde vorm verwerkt om het publiek van onze website te meten en om uw gebruikerservaring op onze website en op Energis.cloud in het algemeen te verbeteren;
      • Uw persoonlijke identificatiegegevens en e-mailadres wanneer u via onze website een verzoek om informatie indient.
    2. We kunnen ook bepaalde andere categorieën persoonsgegevens verwerken wanneer hun verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtsvordering.
    3. Wij kunnen ook uw persoonsgegevens verwerken:
      • Voor de herstructurering van ondernemingen;
      • Voor de behandeling van geschillen met klanten, leveranciers en andere betrokkenen.
    4. Het verstrekken van uw persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn voor:
      • de uitvoering van een contract (bv. het contract tussen een klant en Energis SA) of om precontractuele stappen te ondernemen op uw verzoek (bv. in het kader van een verzoek om informatie);
      • de naleving van een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (bijv. met betrekking tot facturering, belastingen, enz.);
      • de legitieme belangen die wij (of een ontvanger van gegevens) nastreven, op voorwaarde dat dergelijke belangen prevaleren boven uw fundamentele rechten en vrijheden.
    5. In sommige gevallen vragen wij uw vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming vóór de verwerking van sommige van uw persoonsgegevens (bv. uw e-mailadres voor direct marketing doeleinden, enz.).
    6. Wij onderwerpen u niet aan beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben die u aangaan of die u in belangrijke mate treffen.
    7. Het verstrekken van een aantal van uw persoonsgegevens (bv. uw naam, e-mailadres, enz.) is een voorwaarde voor ons om een account aan te maken voor toegang tot en gebruik van Energis.Cloud.
    8. Het niet verstrekken van uw persoonsgegevens kan tot gevolg hebben dat wij onze verplichtingen uit hoofde van het contract met onze klanten niet kunnen nakomen of dat wij een of meer verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving (bv. boekhoud- of belastingwetgeving) niet kunnen nakomen.
    9. Houd er rekening mee dat wij persoonsgegevens kunnen verwerken die zijn opgenomen in de elektronische communicatie die met ons wordt uitgevoerd of die u vrijwillig verstrekt in het kader van een verzoek om informatie.
  4. Bron van de gegevens

    1. Wij kunnen uw persoonsgegevens als volgt verzamelen:
      • rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via het proces van verzoek om informatie; of
      • uit voor het publiek toegankelijke informatie (op het internet).
  5. Ontvangers van uw Persoonsgegevens

    1. Wij kunnen uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers openbaar maken:
      • de klantenservice;
      • de bestuurders van Energis SA;
      • onze juridische adviseurs en/of advocaten in het kader van herstructureringen van ondernemingen en rechtszaken;
      • externe dienstverleners met betrekking tot het beheer en onderhoud van de informatiesystemen die uw persoonsgegevens verwerken (deze dienstverleners hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens die nodig zijn om hun taken uit te voeren);
      • overheidsentiteiten die gemachtigd zijn om uw persoonsgegevens in te zien en/of te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
      • de rechtbanken van het gerechtelijk bevel in geval van een geschil waarbij u betrokken bent;
      • wetshandhavingsautoriteiten in het geval van een vaststelling of vermoeden van het plegen van een strafbaar feit waarbij u betrokken bent, in overeenstemming met of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.
    2. In het geval van bedrijfsherstructureringen (bijv. fusies of overnames) kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde partij die betrokken is bij de transactie (bijv. een koper) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
  6. Derden

    1. Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze externe verkopers uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
    2. Wij zien er ook op toe dat onze verwerkers zich er onder meer toe verbinden uw persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht te verwerken, geen subverwerkers zonder onze toestemming in te huren, passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om een adequaat beveiligingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen, ervoor te zorgen dat personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens onderworpen zijn aan de vertrouwelijkheidsverplichting, uw persoonsgegevens aan het einde van hun dienstverlening terug te geven en/of te vernietigen, controles uit te voeren en ons te helpen bij de opvolging van uw verzoeken met betrekking tot de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming.
  7. Overdrachten naar landen buiten de Europese Economische Ruimte

    1. Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (hierna“EER”).
    2. Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat de juiste waarborgen worden genomen, zoals:
      • het land waarnaar de persoonsgegevens worden doorgegeven, ontving een adequaatheidsbesluit van de Europese Gemeenschap onder Artikel 45 van het GDPR; of
      • er zijn standaard gegevensbeschermingsclausules in contracten vastgesteld, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 47 van het GDPR; of
      • In geval van doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten, moet deze voldoen aan de voorwaarden die zijn opgelegd door het EU-VS Privacy Shield krachtens artikel 45 van het GDPR.
    3. Voor meer informatie over de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER, kunt u de volgende link raadplegen: https://edps.europa.eu/data-protection/data-protection/reference-library/international-transfers_en.
    4. Indien u meer informatie wenst over de passende waarborgen die Energis SA neemt voor de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER, gelieve dan via e-mail contact op te nemen met onze Gegevensbeschermingscorrespondent op privacy@energis.cloud.
  8. Bewaring

    1. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
    2. Wij hanteren de volgende criteria om de bewaartermijnen van persoonsgegevens te bepalen op basis van de context en de doeleinden van elke verwerking:
      • de datum van uw laatste login op Energis.cloud;
      • de gevoeligheid van de persoonsgegevens;
      • veiligheidsredenen (bijvoorbeeld de beveiliging van onze informatiesystemen);
      • elk huidig of mogelijk geschil waarbij u betrokken bent;
      • elke wettelijke of reglementaire verplichting om persoonsgegevens te bewaren of te wissen (bijvoorbeeld een bewaarplicht opgelegd door de boekhoud- of belastingwetgeving).
  9. Uw rechten

    1. Onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te wissen, het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te weigeren of te beperken, het recht op gegevensportabiliteit en het recht om uw toestemming in te trekken.
      RechtWat betekent het?
      Recht op informatieU hebt recht op duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken en over uw rechten. Daarom verstrekken wij u de informatie in dit Beleid.
      Het recht van toegangU hebt recht op toegang tot uw persoonsgegevens,
      zodat u zich ervan bewust bent en kunt controleren of wij uw persoonsgegevens gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
      Recht op correctieU hebt recht op correctie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn.
      Het recht op gegevenswissing (het “recht op vergetelheid”)U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Het recht op gegevenswissing (of het “recht op vergetelheid”) is echter niet absoluut en is onderworpen aan speciale voorwaarden. Wij kunnen uw persoonsgegevens bewaren voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, en in het bijzonder wanneer de verwerking ervan noodzakelijk blijft om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Energis SA is onderworpen of voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
      Het recht om de verwerking te beperkenU hebt het recht om het verdere gebruik van uw persoonsgegevens te beperken (bv. wanneer Energis SA uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft maar uw persoonsgegevens nog steeds noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering).
      Het recht op gegevensportabiliteitU hebt in bepaalde omstandigheden het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan Energis SA hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd en algemeen gebruikt machineleesbaar formaat en ze door te sturen naar een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
      Het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingU hebt het recht bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking (bv. wanneer de verwerking gebaseerd is op de legitieme belangen van Energis SA en, rekening houdend met uw specifieke situatie, uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden prevaleren).
      Het recht om de toestemming in te trekkenIndien u uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Energis SA, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken.
    2. E-mail verzoeken met betrekking tot uw rechten als betrokkene naar onze Gegevensbeschermingscorrespondent op privacy@energis.cloud. Wij proberen aan uw verzoek te voldoen zodra dit redelijkerwijs mogelijk is en altijd binnen de tijdskaders die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Houd er rekening mee dat we sommige van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden moeten bewaren, zoals wettelijk vereist of toegestaan. Houd er ook rekening mee dat, als we twijfelen aan uw identiteit, we u kunnen vragen om ons een bewijs van uw identiteit te verstrekken om ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.
  10. Recht om bezwaar te maken tegen marketing

    1. Wij kunnen uw e-mailadres verwerken voor direct marketingdoeleinden voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.
    2. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden door u af te melden van onze mailinglijst of door een e-mail te sturen naar onze Gegevensbeschermingscorrespondent op privacy@energis.cloud.
  11. Veiligheid

    1. Wij nemen gepaste technische en organisatorische maatregelen om een geschikt beveligingsniveau voor uw persoonsgegevens te garanderen naargelang de risico’s.
    2. Wij nemen passende maatregelen zodat wij beveiligingsincidenten kunnen rapporteren, die hebben geleid tot accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet-geautoriseerde bekendmaking van of toegang tot persoonsgegevens.
  12. Vragen en klachten

    1. Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u deze e-mailen naar onze Gegevensbeschermingscorrespondent op privacy@energis.cloud of per post versturen naar Energis SA, Jean Monnetlaan 1, 1348 Louvain-la-Neuve (België).
    2. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. De bevoegde Belgische toezichthoudende autoriteit kan worden gecontacteerd op:
      Data Protection Authority
      35 Rue de la Presse / Drukpersstraat, 1000 Brussel
      +32 (0)2 274 48 00
      contact@apd-gba.be
  13. Diversen

    1. We behouden ons het recht voor om dit Beleid te allen tijde te wijzigen, dus gelieve het regelmatig door te nemen. Wij zullen u op de hoogte houden van alle wijzigingen die in dit Beleid zijn aangebracht, zodat u te allen tijde op de hoogte bent van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
    2. In geval van tegenstrijdigheid of inconsistentie tussen een bepaling van dit Beleid en een bepaling van een ander Beleid of een ander document van Energis SA met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, prevaleert de bepaling van dit Beleid.
    3. Dit Beleid wordt beheerst door het Belgische recht en alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de oprichting, uitvoering, interpretatie en beëindiging van dit Beleid worden voorgelegd aan de rechtbanken van Brussel.